Wie Sie wissen, wird es grund­sätzlich ab dem 21. Mai 2026 im Abfall­ver­brin­gungs­recht ernst. Die neu gefasste EU-Verordnung über die Verbringung von Abfällen (VVA) bringt zu diesem Stichtag eine entschei­dende Änderung für Unter­nehmen mit sich: Das bisher genutzte Anhang-VII-Formular für grün gelistete Abfälle muss künftig verpflichtend elektro­nisch im System DIWASS (Digital Waste Shipment System) geführt werden. Auch wenn die Rechtslage klar ist und die Verordnung gerade keine Übergangs- oder Ausnah­me­re­ge­lungen vorsieht, ergibt sich jedoch ein Dilemma für die Praxis. Hinter­grund sind Verzö­ge­rungen bei der techni­schen Umsetzung sowie organi­sa­to­rische Heraus­for­de­rungen in der Wirtschaft. Daher hatte die EU-Kommission passend zu Ostern signa­li­siert, dass Behörden bis Ende 2026 vorüber­gehend tolerieren können, wenn Formulare weiterhin in Papierform verwendet werden. Diese Toleranz ist jedoch weder verbindlich noch einheitlich geregelt und kann von Behörde zu Behörde unter­schiedlich gehandhabt werden. Hierauf weist beispiels­weise die SAM hin.

Auf Toleranz zu setzen ist nur ein mäßig sicherer Beifahrer. Es ist vielmehr ein großer Fehler, diese Übergangs­phase als generellen Aufschub zu verstehen. Die Umstellung auf DIWASS erfordert erheb­liche Vorbe­rei­tungen, die sowohl technische als auch organi­sa­to­rische und logis­tische Aspekte betreffen. In techni­scher Hinsicht müssen Unter­nehmen ihre Standorte und Nutzer im System regis­trieren, da nur regis­trierte Betei­ligte künftig elektro­nische Formulare erstellen und bearbeiten können. Ohne diese Regis­trierung ist eine Teilnahme an grenz­über­schrei­tenden Abfall­ver­brin­gungen nicht mehr möglich. Parallel dazu müssen intern klare Zustän­dig­keiten definiert werden, etwa wer Erklä­rungen im System abgeben darf und welche Rollen einzelne Mitar­bei­tende oder externe Dienst­leister übernehmen. Gerade bei komplexen Liefer­ketten, in denen Händler, Makler oder Logis­tik­un­ter­nehmen einge­bunden sind, erfordert dies eine frühzeitige Abstimmung und in vielen Fällen auch vertrag­liche Anpassungen.

Besonders heraus­for­dernd ist die Umstellung der logis­ti­schen Abläufe. Während bislang papier­ba­sierte Prozesse oft kurzfristig organi­siert wurden, verlangt die digitale Abwicklung eine recht­zeitige Erstellung und Abstimmung der Formulare vor dem Transport. Unter­nehmen müssen daher ihre Prozesse neu struk­tu­rieren, Zeitpunkte für die Daten­er­fassung und den Versand festlegen sowie sicher­stellen, dass alle Betei­ligten recht­zeitig einge­bunden sind. Darüber hinaus sind Kontroll- und Notfall­pro­zesse zu entwi­ckeln, beispiels­weise für den Fall von System­aus­fällen oder Kontrollen unterwegs. Auch Fahrer und opera­tives Personal müssen entspre­chend geschult werden, um im Ernstfall korrekt reagieren zu können.

Selbst in der Übergangs­phase gelten bereits strenge Vorgaben. So darf keines­falls mehr das alte Formular verwendet werden, sondern ausschließlich das neue Anhang-VII-Formular nach den Vorgaben der VVA. Dieses muss spätestens zwei Werktage vor der Verbringung weitgehend ausge­füllt und unter­schrieben sein, während fehlende Angaben – etwa zur tatsäch­lichen Abfall­menge oder zum Trans­port­un­ter­nehmen – spätestens vor Trans­port­beginn ergänzt werden müssen. Zudem ist sicher­zu­stellen, dass das Formular während des Trans­ports verfügbar ist und bei Kontrollen vorgelegt werden kann. Alle Betei­ligten sind verpflichtet, ihre Angaben durch Unter­schrift zu bestä­tigen, und das vollständig ausge­füllte Formular muss anschließend für mindestens fünf Jahre aufbe­wahrt werden.

Insgesamt zeigt sich, dass die Einführung von DIWASS weit mehr ist als eine bloße Digita­li­sierung bestehender Prozesse. Sie erfordert ein grund­le­gendes Umdenken in der Organi­sation, Abstimmung und Durch­führung von Abfall­ver­brin­gungen. Die aktuell gewährte Toleranz­phase sollte daher nicht als Einladung zum Abwarten verstanden werden, sondern als begrenztes Zeitfenster, um die notwen­digen Anpas­sungen vorzu­nehmen. Unter­nehmen, die frühzeitig handeln, schaffen nicht nur Rechts­si­cherheit, sondern stellen auch sicher, dass ihre Abläufe künftig reibungslos funktio­nieren, während spätes Handeln das Risiko von Verzö­ge­rungen, Unsicher­heiten und möglichen Sanktionen deutlich erhöht. (Dirk Buchsteiner)